Tugas Kelompok Dosen: Andrie
Wibowo,Amd.Par, SE
MAKALAH
Cashering
Cashering
“Proses Reservasi Dan Proses Pembayarannya”
Disusun oleh:
Prodi
Pariwisata
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS RIAU
PEKANBARU
BAB I
PENDAHULUAN
Latar
Belakang
Seiring dengan berkembangnya zaman, akomodasi tidak hanya sekedar
sarana tempat tinggal sementara untuk orang berpergian, tapi sudah berkembang
kearah sebagai pemenuh kebutuhan lainnya, seperti makan, minum,rekreasi,sport
dan lain sebagainya. Perkembangan ini mempengaruhi jenis dan banyaknya
fasilitas yang di sediakan oleh setiap pengusaha akomodasi.
Tipe akomodasi
yang ada sekarang bermacam-macam, sesuai dengan tujuan dan alasan untuk apa dan
mengapa orang yang berpergian tersebut berada jauh dari rumahnya, yang juga
sesuai dengan standar dan gaya hidupnya. Tipe-tipe akomodasi yang ada sekarang
ini salah satunya adalah hotel.
Hotel merupakan salah satu tempat-tempat umum yang berorientasi pada
saran penyebaran dan penularan penyakit. Hotel diharapkan dapat dipergunakan
sebagai tempat untuk pelayanan jasa penginapan yang dikelola secara komersial
yang meliputi hotel berbintang, melati, oleh sebab itu hotel harus diperhatikan
dari segi sanitasi dan hygieni hotel beserta lingkungannya, serta pengaruhnya
terhadap manusia, sehingga pengunjung atau tamu dapat merasakan kepuasan
pelayanan selama berada dalam lingkungan hotel bukan saja tamu hotel, karyawan
juga perlu mendapatkan kenyamanan dan ketenangan selama bekerja di hotel
tersebut.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengartian
Reservasi
Setiap wisatawan yang akan
berpergian ke suatu daerah baik daerah
tujuan wisata maupun daerah lainnya, terlebih dahulu melakukan perencaan
terlebih dahulu dengan membuat reservation. Pemesanan dalam bahasa Inggris
adalah Reservation yang berasal dari kata “to reserve” yaitu menyediakan atau mempersiapkan tempat sebelumnya. Sedangkan
reservation yaitu pemesanan suatu tempat fasilitas. Jadi secara umum reservation yaitu pemesanan fasilitas yang
diantaranya akomodasi, meal, seat pada pertunjukan, pesawat terbang, kereta
api, bus, hiburan, night club, discoutegue dan sebagainya ( Suartana, 1987 : 14
).
Kata reservation atau pemesanan dalam dunia
pariwisata disebut juga booking. Kadang kala wisatawan tidak dapat membedakan
arti dari kedua kata tersebut. Oleh karena itu perlu ditegaskan bahwa kedua
kata tersebut tidak memiliki perbedaaan arti (Yoeti,1997:45) Dalam dunia
kepariwisataan reservation merupakan
suatu lembaga atau cara yang
sangat penting dan merupakan salah satu pemegang kendali bagi kelangsungan
aktivitas suatu biro perjalanan wisata. Sebelumnya
seseorang atau para wisatawan melakukan
perjalanan ke suatu tempat dan tinggal di suatu tempat yang dituju, maka orang
atau para wisatawan tersebut harus membuat rencana perjalanan dan melakukan
pemesanan tempat pada akomodasi, transportasi, tour program, restaurant dan
pertunjukan yang diperlukan. Hal-hal tersebut sangat penting dan harus
diketahui oleh petugas industri pariwisata, khususnya pada reservation
department pada sebuah hotel.
Department
ini harus benar-benar mengetahui secara jelas bahwa tidak semua para wisatawan
itu mempunyai kebutuhan dan tujuan yang sama.Secara umum kata reservation itu
mempunyai arti dan makna yang sama yaitu pemesanan yang dilakukan oleh
seseorang atau lebih untuk suatu tempat yang baik dan nyaman oleh pihak hotel.
B.
Fungsi Reservasi
Pengertian reservation
tidak hanya terlepas dari fungsi dan tugas dari reservation department
itu sendiri yaitu: penyediaan tempat baik sebelum tamu atau para wisatawan datang.
Adapun fungsi dari reservation staff adalah:
A. Menjual produk hotel dengan cara
melakukan tehnik penjualan
- Mempromosikan produk dan
fasilitas hotel
- Mempertahankan pengetahuan
tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga &
fasilitas promosi, harga khusus dll
- Menjalin hubungan yang baik
dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
- Mencatat dan memproses
pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
- Menerima pemesanan kamar yang
ada dalam daftar tunggu (waiting list)
- Memproses perubahan pemesanan
kamar
- Mencatat metode pembayaran yang
sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi
- Melakukan tindakan pencegahan
untuk menghindari tamu no show
- Meminta persetujuan FOM atau
finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit
- Membuat laporan reservasi
- Mengarsip data pemesanan kamar
secara akurat
C. Manfaat reservasi
Bagi travel agent/pekerja hotel :
- Dapat
mengetahui dengan pasti kapasitas pelanggan/wisatawan yang siap untuk
melakukan tour di hari kemudian
- Dapat
menghitung dengan pasti harga paket wisata (apabila ready made tour),
sehingga mencegah adanya kekeliruan harga
- Dapat
mempersiapkan permintaan-permintaan khusus dari wisatawan (cth. makanan
khusus untuk vegetarian, bus berfasilitas toilet+TV, dsb)
- Dapat
mempersiapkan kamar untuk tamu sesuai dengan tanggal pemesanan, dan
memastikan apakah kamar tersebut sedang penuh atau masih kosong
- Mempersiapkan
segala sesuatu fasilitas tambahan diluar hotel, namun masih dalam
permintaan tamu (cth. kamar mandi khusus orang cacat, dsb)
Bagi wisatawan/tamu hotel:
- Dapat
memepersiapkan segala sesuatu dengan matang sebelum perjalanan wisata
dilaksanakan
- Memudahkan
wisatawan mendapat kepastian atas tour yang dipesannya
- Dapat
memprediksikan biaya yang akan dikeluarkan untuk berwisata
- Memudahkan
tamu mendapatkan kamar
D. Sumber-sumber Reservasi
1.
Company (perusahaan)
Perusahaan yang dapat dijadikan sumber pemesanan kamar adalah
perusahaan swasta, perusahaan asing, perusahaan gabungan (joint venture), perusahaan negara.
2. Travel Agent (biro
/ agen perjalanan)
Agen
perjalanan dapat dijadikan sumber pemesanan kamar, karena tamu-tamu yang dibawa
oleh travel agent tersebut memerlukan tempat akomodasi. Pemesanan kamar
melalui travel agent digolongkan menjadi 2 yaitu :
•
FIT (Free Independent Traveller)
•
GIT (Group Inclusive Tour) atau orang-orang yang mengadakan perjalanan
dalam suatu kelompok
3. Hotel
Representative
Karyawan
hotel yang tugasnya di pelabuhan udara ini dinamakan airport representative
(airport dispatcher) yang bertugas melayanai tamu yang sudah membuat
pemesanan kamar untuk hotel maupun yang belum. Bagi yang belum ditawarkan dan
dibuatkan langsung pemesanan ke hotel, dan bagi yang sudah diproses untuk
segera menuju ke hotel secepatnya.
4.
Individu
Perorangan adalah sumber pemesanan kamar yang bersifat bebas, siapa
saja dapat melakukan pemesanan.
5.
Telepon
Suatu cara pembuatan pemesanan kamar yang paling banyak dipakai
karena cepat dan menghemat waktu.
6.
Faximile
Pemesanan kamar dengan menggunakan teknologi mutakhir yang mana
sistemnya adalah foto copi jarak jauh, sehingga berita yang disampaikan sama
persis dengan yang diterima.
7.
E-mail
Pemesanan kamar melalui electronic mail melalui jaringan
internet. Inilah yang disebut dengan reservation online.
E. Prosedur reservasi
Ø Menerima permintaan pemesanan kamar adalah suatu kegiatan atau proses
mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan
pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan
oleh pihak hotel antara lain:
- Jenis
dan jumlah kamar yang diinginkan
- Jumlah
orang yang akan menginap
- Tanggal
kedatangan & tanggal keberangkatan
- Nama
tamu yang menginap di hotel
- Nama
pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi
pemesanan kamar
- Nama
perusahaan atau biro perjalanan
- Alamat
dan nomor telepon perusahaan
- Rincian
kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
- Cara
pembayaran yang digunakan
- Permintaan
khusus
Sistem Reservasi Manual
Berbeda
Hotel maka berbeda pula sistem yang di gunakana dalam menerima pemesanan kamar,
hanya di sesuaikan dengan kebutuhan dan keinginana masing-masing hotel, namun
proses penanganan pemesanan kamar dapat di lihat pada gambar di bawah ini :
Gambar basic Reservation
Activities
Ø Memeriksa ketersediaan
kamar adalah hal yang sangat penting di
lakukan oleh seorang staff reservasi, memeriksa kamar yang tersedia pada tabel
control reservasi. Tabel tersebut ada beberapa macam yaitu:
1. Forecast
Board
Adalah
keadaan kamar untuk masa yang akan datang bentuknya menyerupai sebuah kalander.
Forencast Board ini biasanya di tampilakan untuk priode 4 bulan ke depan dan
tanggal-tanggal yag tertera mewakili informasi tentang status kamar.
Forecast Board yang akan datang
2. Tabel Pemesanan Kamar / Reservation Chart
Banyak Hotel yang
memakai Reservation Chart atau tabel pemesanan kamar , di gunakan untuk menampilkan dan
mendata kamar yag tersedia. Reservation chart dapat di bedakan sebagai berikut
:
ü Tabel
pemasanan kamar knvensional
(Convensional Chart)
Di gunakan pada
Hotel kecil, di mana jumlah kamarnya
tidak terlalu banyak dan dapat di ketahui kamar yang sudah di pesan dan sudah terisi.
Sedangkan menerima pemesanana kamar lebih banyak dari jumlah kamar yang
tersedia. Pengisian Reservation Chart sbb:
·
Pengisian dan perubahan
harus menggunakan pensil
·
Perhatikan NO
kamar yang kan di lokasikan sebelum memeberikan konfirmasi
·
Memberikan tanda
alokasi dengan strip anak panah mulai dari tanggal tiba hingga tanggal
berangkat, sedangkan di atas tanda strip di tuliskan nama tamu dengan pensil.
·
Di dalam penulisan nama
tidak perlu menggunakan jabatan atau pemberian, cukup dengan nama pengilan
saja.
·
Bila terdapat pesanana
pendek hanya 1 atau 2 hari cukup di isi
NOMOR FOLIO .
·
Diadakan perbaikan
bila terjadi perubahan dan keluarkan dari table bila terjadi pembatalan.
ü Table Pemesanan kamar Destiny (Destiny Chart)
Pada hotel
menengah atau hotel besar yang masih
menggunakan sistem manual dan semi otomatis awalnya menggunakan tabel pemasaran
yang berbentuk Destiny / Room Control Sheet, namun sekarang ini sudah jarang di gunakan karna sudah di gunakannya sistem komputer perhotelan.
3. Computerized
System
Hotel yang sudah menggunakan
system komputer, ketersedian kamar (room
availability) akan di tampilkan pada visual display unit(VDU) pada komputer terminal sbb:
Menerima
atau menolak pesanana kamar
Setelah
memerikasa pesanana kamar yang telah di pesan oleh tamu, maka ada 2 pilihan yang petugas reservasi akan
lakukan yaitu menerima atau menolak pemesanana kamar, jika kamar tersedia maka
permintaan kamar akan di terima setelah
itu petugas reservasi akan melakukan
proses pendataan reservasi yang
di sesuaikan dengan sistem yang berlaku di hotel, apakah dengan formulir
reservasi atau dengan pengolahan data
komputer terminal.
Namun bila kamar
tersedia, maka petugas akan memeberikan berbegai alternatif pilihan kepada
calon tamu seperti : jenis kamar lain,
priode lain, masuk daftar tunggu atau
pindah kamar setelah satu hati
setelah ke datangan ataupun menawarkan hotel
lain yang sejenis, bila semua pilihan alternatif yang di berikan pada calon tamu
yang tidak berkenan , maka pemesanan kamar tersebut akan
di tplak hal ini dikenal dengan istilah Denying Of Booking .
Ada beberapa
alasan suatu pemesanan kamar di tolak yaitu :
v Hotel
tidak dapat memeberikan permintaan-permintaan calon tamu seperti: jenis kamar,
tanggal yang di minta dan fasilitas lain
v Hotel
mengalami Fully Booked , sehingga pemesanan kamar yang masuk tidak dapat di
terima lagi. Hal ini biasanya terjadi pada musim liburan .
v Calon- calon tamu yang sebelumnya sudah telah di ketahui memeiliki reputasi yang
buruk di masa lalu di hotel tersebut,
misalnya ada permasalahan mengenai pembayaran rekening
atau kasus-kasus lain yang di
anggap merugikan pihak hotel.
Pencatatan dan
Dokumen Pemesanan Kamar
a)
Teknik
Penulisan Nama Tamu
Penulisan nama
tamu hendaknya di tulisa
dengan huruf yang jelas dan dapat di baca oleh siapapun.
Di dalam penulisan nama peerlu di perhatikan tata cara penulisan yaitu nama akhir
atau nama keluarga atau nama tambahan yang sering di sebut dengan
“surname” yang di kenal dengan istilah
“initial” yaitu nama depan baik berupa nama pemberian atau nama tengah .
Berikut contoh
penulisan nama tamu sbb:
Tabel Tata Cara Penulisan Nama Tamu
Terkecuali apabila nama akhir di dahului dengan
kata-kata seperti: D, d, Da, des, di, st, Vander, Van dsb maka penulisannya
tidak bisa di pisahkan dari surname atau di tulis sebagai nama pemberian dan harus di sertakan sebagai surname.
Tata Cara Penulisan Nama Tamu
Dengan Awalan di depan Nama Akhir
Jika pemesana di
lakukan melaui telpon, agar nama tamu
benar sesuai dengan ejeaan nya maka untuk memastikannya dengan menggunakan
sistem ejaan abjad sbb:
A =Alpha
B = Bravo
C = Charlie
D = Delta
E = Echo
F = Foxtrot
G = Golf
H = Hotel
I = India
J = Juliet
K = Kilo
L = Lima
M=Mike
N=November
O = Oscar
P = Papa
Q = Quebec
R = Romeo
S = Sierra
T = Tango
U = Uniform
V = Victor
W = Whiskey
X = X-ray
Y = Yankee
Z = Zulu
Memastikan
pemesanan Kamar
Hotel
akan memastikan pemesanan kamar dengan cara menirim surat pemesanan
kamar(Reservation Confirmation Letter) yang berbaentuk formulir cetakan yang
akan di kirimkan ke calon tamu atau dengan cara memeberikan No Kode sehingga
memepermudah reception untuk pencarian data tamu tersebut dalam komputer.
Format Reservation Confirmation Letter
Pengarsipkan
Pemesanan Kamar
Adalah
mengatur dan melaksakan pengarsipan dokumen-dokumen pemesanan kamar setelah
melakukan pncatatan pada formulir reservasi , jika sistem manual dan semi otomastis,
formulir ini kan di simpan ke dalam file odner berdasarak tanggal tiba dan di
susun berdasarkan abjad menurut nama tamu (surname), namun sebelumnya
memindahkan datanya pada reservation slip dan memeperbaharui tabel pemesanan kamar.
Pengarsipan dokumen pemesanan kamar pada
sistem komputer yaitu setelah mengisis reservation form kemudian memasukan data kedalam sistem
komputer, kegiatan penting lainnya ialah mengarsip dokumen yang berkaitan
dengan pemesanan kamar. Dalam kegiatan arsip perlu digunakan metode yag tepat
dan efesien untuk memepermudahkan petugas dalam mencari data bila di perlukan.
Korepondensi pemesanan kamar (surat tamu, surat konfirmasi, dll) beserta formilir pemesanana kamer di arsip ke
dalam file order yang di bedakan menjadi beberapa file dengan katagori dokumen
reservasi yaitu:
Proses
pembayaran
Proses pemesanan ini berlangsung secara langsung yang
berarti jumlah kamar yang dialokasikan langsung terpotong ketika pemesanan
sudah selesai dilakukan.
Proses
pembayaran yang disediakan oleh sistem menggunakan 3 metoda yaitu:
- Dengan
menggunakan Kartu Kredit.
- Dengan
menggunakan PayPal.
- Dengan menggunakan Transfer Bank
Sistem Reservasi Online
1. Pilih menu Hotel lalu
Reservation
2. Maka Muncul 2 Form Isian
Hotel Domestik dan Internasional
3.Misalkan Anda mau
membooking Hotel: Fragrance Bugis Singapore 1-3Desember 2011-Superior Room
4. Setelah Anda mengklik
“CARI” maka akan keluar list hotel Singapore yang terdaftar
5.Masukkan Nama Lengkap Tamu sesuai
dengan PASPOR untuk Hotel Internasional dan Nama sesuai KTP untuk Hotel
Domestik lalu KLIk “ADD”. Jumlah nama Tamu sama dengan Jumlah Kamar yang
dipesan
6. Mengisi detail Contact
Information dengan lengkap lalu klik “Lanjutkan”
7. Setelah
Mengklik-Lanjutkan maka akan keluar tampilan dibawah ini ya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar